Asystent / Asystentka biura

Twój zakres obowiązków

• Kompleksowa obsługa recepcji biura architektonicznego
• Obsługę korespondencji przychodzącej i wychodzącej
• Odpowiedzialność za prawidłowy obieg dokumentacji
• Prowadzenie kalendarza spotkań (Google)
• Prowadzenie korespondencji (także w jęz. angielskim)
• Obsługa urządzeń biurowych
• Monitorowanie stanu zaopatrzenia biura, stanu technicznego urządzeń biurowych
• Współpraca z dostawcami usług, realizacja bieżących zakupów biurowych i art. spożywczych
• Przyjmowanie gości biura
• Organizacja spotkań stacjonarnych i online (Zoom, Skype, Google Meet) oraz wyjazdów biznesowych
• Organizacja okolicznościowych imprez firmowych
• Współudział w przygotowywaniu dokumentów konkursowych/przetargowych
• Wsparcie zespołu architektów w przygotowywaniu dokumentacji projektowych i konkursowych (m.in. składanie rysunków, organizacja wysyłek)
• Kontakt z urzędami w celu pozyskania zaświadczeń (m.in.: US, ZUS, KRK, KRS)
• Dbanie o porządek i wygląd biura
• Nadzór nad wynajmem przestrzeni Galerii Nizio (sporządzenie umowy, protokołu odbioru, nadzorowanie w trakcie wynajmu)
• Czynny udział w wydarzeniach organizowanych przez Fundację Nizio – koncerty, warsztaty itp.
• Wsparcie bieżących projektów i realizacja zadań zleconych przez przełożonego.

Nasze wymagania

• Doświadczenie na podobnym stanowisku
• Wykształcenie wyższe (minimum licencjat)
• Dobra znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie – warunek konieczny
• Znajomość obsługi pakietu MS Office oraz urządzeń biurowych
• Wysoka kultura osobista
• Samodzielność, zaradność oraz doskonała organizacja pracy
• Operatywność, kreatywność
• Komunikatywność, sumienność, punktualność, dyspozycyjność.

To oferujemy

• Stałą pracę w kreatywnym środowisku
• Możliwość rozwoju zawodowego